Que vous soyez dans la vente au détail ou dans le domaine manufacturier, le virage numérique est devenu un sujet incontournable. Les choix de solution sont multiples et dépendent généralement de l’orientation stratégique ou des enjeux majeurs de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, ces projets font partie de ceux qui sont les plus mal estimés en entreprise. « Les coûts sont clairement identifiés, il n’y aura pas de dépassement de budget; la formation est incluse, l’équipe s’adaptera bien; en 6 mois, tout sera prêt… », autant de phrases entendues qui présagent de mauvaises surprises! Que l’on parle d’implantation d’ERP ou d’une solution numérique pour la gestion d’inventaire, voici 5 questions à se poser avant de débuter.
1. Quels sont mes acquis, mes forces et mes capacités actuelles?
Une bonne cartographie des processus de l’entreprise devrait toujours être considérée. Dans cette tâche, il est important d’observer tous les intervenants afin de ne rien laisser au hasard. Il sera ainsi plus facile d’identifier les goulots ou ralentisseurs dans vos processus, les tâches sans valeur ajoutée et les irritants de chacun. N’estimez pas que ce qui se fait déjà bien sera automatiquement inclus dans votre nouvelle solution. Trouvez des moyens de standardiser le plus possible vos méthodes. De cette manière, il sera plus facile de cibler les cas d’exception qui devront être gérés avec des solutions sur mesure (c’est ici que les dépassements de coûts se cachent généralement). Par ailleurs, il n’est pas requis de tout informatiser. Parfois, un remaniement des tâches sera tout aussi efficace. Il s’agit donc d’une occasion de mieux connaitre la séquence de vos activités et d’identifier des pistes d’amélioration.
2. Quelles sont les menaces et opportunités de ce passage au numérique?
Avec la pénurie de main-d’œuvre qui touche la majorité des entreprises, il est bon de s’attarder à ce genre de question et pas juste d’identifier votre retour sur investissement. Si la grande majorité de vos employés sont réfractaires au changement, vous devrez clarifier les avantages des solutions choisies et vous assurer qu’ils en arrivent à vos conclusions ou du moins qu’ils partagent votre vision. Fixez à l’avance les objectifs et livrables attendus du projet et déployez la stratégie à l’ensemble des employés en la vulgarisant à son maximum. C’est en engageant votre équipe dans ce changement que le succès sera au rendez-vous. D’autre part, il est primordial de vérifier si l’équipe actuelle est en mesure de gérer un tel projet ou si un porteur de ballon externe est nécessaire. N’oubliez pas : le départ d’un joueur clé dans l’équipe peut mettre à risque le projet dans sa globalité.
3. Quel problème dois-je solutionner? Où se situent mes irritants, mes enjeux majeurs?
Les employés sur le terrain n’auront pas la même réalité ou vision que la direction. Il est donc pertinent de vérifier les attentes de chacun. Cela vous permettra de limiter les dépassements de coûts qui arrivent souvent avec les adaptations de dernières minutes par ceux qui utiliseront les nouvelles solutions. Il n’y aura jamais mieux que l’utilisateur pour pointer les lacunes et points forts de son système.
4. Est-ce que l’implantation d’un ERP est la bonne solution pour moi ?
La méthode des petits pas devrait être évaluée, car il n’est pas forcément requis pour une petite entreprise d’installer un ERP pour améliorer ses processus. Quelques solutions numériques bien ciblées seront bien plus appréciables par l’équipe. Il est important d’identifier clairement ses besoins pour s’orienter vers des logiciels adaptés qui sauront répondre aux attentes de chacun.
5. Comment puis-je impliquer mes employés dans ce type de projet?
Nous craignons ce que nous ne comprenons pas, ce qui nous signale un danger. Un bon accompagnement au changement fera la différence et pas juste des formations sur les nouveaux outils implantés. Selon Véronique Roy, cofondatrice de Meliorem Consultation, la gestion de changement représente 75 % du succès d’un virage numérique. En ajoutant de super utilisateurs ou des employés engagés dans le projet, le résultat sera positif.
En conclusion, le travail préalable à toute implantation ne devrait jamais être bâclé. Une cartographie des processus, une évaluation des actifs numériques actuels, un engagement de toutes les parties prenantes et une réflexion sur les besoins de l’entreprise ne sont que quelques-unes des actions qui feront de votre projet un succès. L’accompagnement par des experts capables de vulgariser chaque étape du processus vous aidera à éliminer le gouffre qui sépare généralement les compétences des stratèges de celles des « geeks ». Et gare à la pensée magique : un virage numérique ne comblera pas les failles de l’organisation ni ne résoudra tous les problèmes internes.
Vous avez besoin d’aide financière ou d’accompagnement dans vos projets? Nous sommes là pour vous aider.